Dokumentenmanagement (DMS)

Reinen Tisch ohne Zeitverschwendung!

Jeder kennt das: stapelweise liegen Briefe, Rechnungen, Angebote und andere Dokumente auf dem Schreibtisch der Mitarbeiter. Gut, dass Sie jetzt die Lösung des Problems kennen! Mit dem cevisio Dokumentenmanagement werden alle Dokumente zentral, einfach und revisionssicher verwaltet.

Scannen Sie Ihre Post, speichern Sie PDF-Dateien oder E-Mails und erfassen Sie Ihre Protokolle. Zentral, systematisch und für alle Benutzer (je nach Rechtevergabe) einsehbar. Mit dem Dokumentenmanagement von cevisio verwalten Sie Ihre Dokumente je nach Bedarf über eine hierarchische Ordnerstruktur und/oder innerhalb einer Dokumentenliste.

Zugehörige Module:


Dokumentvorlagen
Stets aktuelle Formulare, Briefbögen und Vordrucke.

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Dokument-Versionierung
Komplette Sicherung aller Dokument-Versionen.

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Dokument-Autoloader
Dokumente automatisiert einlesen für optimale Prozesse.

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Scanfunktionalität
Sekundenschnelle Digitalisierung der gesamten Dokumente.

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Volltextsuche
Kinderleichtes Finden von Dokumenten über den Dokumententext.

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OCR
Durchsuchen des Textes eingescannter Dokumente.

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Ihre Vorteile:

  • revisionssichere Archivierung der Dokumente
  • automatische tägliche Sicherung aller Dokumente
  • Sicherung/Protokollierung aller Änderungen eines Dokuments
  • zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente
  • Import ganzer Ordner inklusive Unterordner und enthaltener Dokumente
  • Import von E-Mails aus zum Beispiel Microsoft® Outlook® oder Tobit® David® per Drag & Drop über Dateiablagefenster
  • schnelles Auffinden von gesuchten Dokumenten durch Schnellfilter
  • einfacher Datenexport aller gewünschter Dokumente per Knopfdruck
  • Standortübergreifende einfache Verteilung aller Dokumente (z. B. Protokolle) an beliebig viele Benutzer ohne aufwändige Vervielfältigung der Vorlagen
  • Dokumente können zu allen Datensätzen in der gesamten Software zugeordnet werden
  • integrierte Dokumentenvorschau für alle gängigen Dateiformate (zum Beispiel Microsoft® Word®, Microsoft® Excel®, PDF, E-Mails, diverse Bidlformate, ZIP-Dateien) auch
  • ohne Vorhandensein des zugehörigen Programms
  • optimierte Ablage der Dokumente durch integrierte automatische Kompression
  • Durchblättern und somit Vorschau aller Dokumente unabhängig vom Dateiformat
  • Volltextsuche über alle Dokumente (erfordert Zusatzlizenz)
  • koordinierte Dokument-Bearbeitung über eigenständige Bearbeitungsfunktionen mit Zuweisung von Bearbeiter und Status
  • optionale Dokument-Freigabe, um Standard-Anwendern nur fertige Dokument-Versionen verfügbar zu machen
  • Kategorisierung über Kategorien und Stichwörter (zum Beispiel Quittungen, Visitenkarte usw.)
  • schnelle Erstellung von Standard-Dokumenten über Dokumentvorlagen
  • automatisches Laden von Dokumenten über Netzwerkscanner oder freigegebenen Netzwerkordnern („Hot Folder“)
  • optimales Scannen von Dokumenten (zum Beispiel Eingangspost) über vordefinierte Scan-Profile
  • einfaches Versenden von Dokumenten per E-Mail